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¿Cómo hacer una factura?
En este artículo te explicamos cómo hacer una factura: qué requisitos debes cumplir para que sean válidas y los datos e impuestos que debes incluir. También te facilitamos el acceso a un programa para crear facturas online totalmente gratuito, que hará tu vida más sencilla.
¿Qué es una factura?
Una factura es un documento de carácter mercantil. Se trata de un documento donde se detallan las mercancías compradas o los servicios contrataros, junto con su cantidad e importe.
Es obligatorio emitir la factura correspondiente, ya que es la prueba de que la operación se ha realizado correctamente entre ambas partes y que se han abonado los impuestos correspondientes.
¿ Cómo hacer una factura correcta?
En el programa de facturación gratuito que te ofrecemos a continuación, aparecen todos los datos que debes incluir en tus facturas, para que sean legales. Además, tus facturas se almacenan en la nube, permite enviar la factura al cliente por email desde el sistema, descargarlas y llevar un seguimiento de los cobros, de forma sencilla.
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Si prefieres invertir tu tiempo en hacerlo de forma manual, te explicamos qué información obligatoria debe aparecer en cada una de ellas.
¿Qué información que debe aparecer obligatoriamente en tus facturas?
- Tus datos: nombre o razón social, apellidos, domicilio y NIF o CIF. De forma opcional (aunque es bastante recomendable), puedes incluir tus datos de contacto (como por ejemplo el teléfono o tu email).
- Número de factura: Como emisor de la factura, tú eliges la numeración inicial de tus facturas. Lo más importante es que tus facturas sean correlativas (es decir, que si a la primera le has asignado el número 1, la siguiente debe ser 2 y así sucesivamente….).
- Fecha de emisión: es el día que se emite la factura. Siempre debe guardar relación el número de factura con la fecha de emisión (es decir, no puedes tener una factura de julio con el número 100 y una factura de agosto con el número 80).
- Datos del receptor de la factura: nombre o razón social, apellidos, domicilio y NIF o CIF. Se pueden añadir otros datos de forma opcional, como son el teléfono o email.
- Concepto: Es el motivo por el que emites la factura. Debes indicar el producto o servicio vendido. Deberás indicar también el número de unidades vendidas y el importe de cada una de ellas. Si has vendido varios productos o servicios, se pueden incluir varias líneas, indicando en cada una de ellas el concepto, unidades y precio.
- Base imponible: Es el importe de la factura, antes de impuestos.
- Retención del IRPF: Se trata de un campo opcional (para autónomos profesionales). Varía en función de la retención que tengas (7% o 15%).
- IVA: Lo común en España es un IVA del 21%. No obstante, existen productos con IVA superreducido (4%), reducido (10%) o exento (0%).
- Importe total: Se calcula sumando a la Base Imponible el IVA y restando el IRPF (si hubiera).
Importe total = Base Imponible + IVA – IRPF (si hubiera)
- Método de pago: forma para recibir el cobro de la factura.
¿Cuándo debes emitir una factura?
Como empresario o profesional autónomo, estás obligado entregar factura, cuando el destinatario sea un empresario o profesional en el ejercicio de su actividad y cuando tu cliente te lo exija, para el ejercicio de cualquier derecho tributario. En otros casos, podrás emitir otro tipo de justificantes.
Otra cuestión que debes recordar, es conservar siempre una copia de los documentos que entregues, así como de las facturas que recibas en el ejercicio de ru actividad profesional.
¿ Cómo hacer una factura con el sistema de Tadosi?
El sistema de Tadosi, te ofrece muchas ventajas para hacer tus facturas, como son:
- Las facturas están en la nube, de forma que las puedes consultar y descargar, siempre que quieras. Se guardan y ordenan de forma automática, sin límite de almacenamiento.
- Resulta muy sencillo llevar un seguimiento del estado de tus cobros con este sistema, ya que puedes marcar las facturas como pagadas e impagadas.
- Las facturas son completamente personalizables. Puedes introducir tu logotipo y colores corporativos, para que aparezcan por defecto en todas tus facturas.
- Genera automáticamente el libro de IVA de ventas. Si subes las facturas recibidas al sistema, genera también de forma automática el IVA de las compras.
- Es 100% gratuito.
PASO 1: Configuración de facturas.
Este paso es opcional, pero necesario si quieres que aparezca tu logotipo y tus colores corporativos. Una vez dentro de la aplicación (puedes acceder a través de este enlace), vas a «FACTURAS -> CONFIGURACIÓN DE FACTURAS«. En la pantalla que aparece, debes introducir tu logotipo y colores corporativos.
También puedes indicar la serie, el número de factura y el IVA que debe aparecer por defecto (en este caso, el 21%).
En los términos y condiciones puedes poner información relevante para tus clientes, que aparecerá en todas tus facturas (por ejemplo, «Deberá pagarse por transferencia, al número de cuenta XXXX-XXXX-XXXX-XXXX).
PASO 2: Crear una factura online.
Para crear tu primera factura, debes ir en el menú izquierdo a «FACTURAS -> NUEVA FACTURA». En la parte superior derecha introduces los datos del cliente y debajo, los conceptos, el número de unidades y el importe de cada uno.
También puedes indicar la serie, el número de factura y el IVA que debe aparecer por defecto (en este caso, el 21%).
En los términos y condiciones puedes poner información relevante para tus clientes, que aparecerá en todas tus facturas (por ejemplo, «Deberá pagarse por transferencia, al número de cuenta XXXX-XXXX-XXXX-XXXX).
Cuando finalices, haz clic sobre «Guardar» en la parte superior derecha y quedará guardada tu factura.
PASO 3: Descargar factura
Para descargar la factura, haz clic en «Generar PDF» (en la parte superior derecha). Te aparecerá automáticamente tu factura, según se muestra a continuación:
PASO 4: Enviar la factura por email al cliente
Puedes enviar la factura por email a tu cliente, haciendo clic en el botón «Enviar mail» en la parte superior derecha.
PASO 5: Ver las facturas guardadas
Para ver las facturas guardadas, debes ir en el menú izquiero a «FACTURAS -> VER FACTURAS EMITIDAS». Te aparecerá la siguiente pantalla, donde puedes editar, duplicar, generar o enviar al cliente la factura generada. También podrás marcarla como pagada o impagada, para facilitar el seguimiento.
PASO 6: Seguimiento de facturas
Marca las facturas como pagadas o impagadas, para poder llevar un seguimiento más sencillo, de los cobros pendientes de recibir. Podrás filtrarlas por su estado, para que te resulte más sencillo ver qué tienes pendiente de cobrar.
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Si te gustado nuestro artículo » Cómo hacer una factura «, te recomendamos ver nuestro artículo «Crear factura online«, donde te explicamos paso a paso cómo crear tus facturas y almacenarlas en la nube.
